Datenschutzhinweise Notare Berlin (gemäß Art. 13, 14 DS-GVO)

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können die Notarin Dr. Karla Gubalke sowie die Notare Dr. Roland Hoffmann-Theinert, Jan Lindner-Figura, Dr. Martin Nentwig, Silvio Sittner und Dr. Thomas Winkemann sein. Jeder der vorgenannten Notare/innen ist hinsichtlich der Erfüllung seiner notariellen Aufgaben alleinige/r Verantwortliche/r im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an die/den jeweils verantwortliche/n Notar/in oder an den zugehörigen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

1.) Notarin Dr. Karla Gubalke
1) Datenschutzbeauftragter der Notarin Dr. Karla Gubalke
F: +49 30 884503 153
KGubalke [at] goerg.de
dsb_notarin_KGubalke [at] goerg.de

2.) Notar Dr. Roland Hoffmann-Theinert
2) Datenschutzbeauftragter des Notars Dr. Roland Hoffmann-Theinert
F: +49 30 884503 174
RHoffmann-theinert [at] goerg.de
dsb_notar_RHoffmann-Theinert [at] goerg.de

3.) Notar Jan Lindner-Figura
3) Datenschutzbeauftragter des Notars Jan Lindner-Figura
F. +49 30 884503 155
JLindner-Figura [at] goerg.de
dsb_notar_JLindner-Figura [at] goerg.de

4.) Notar Dr. Martin Nentwig
4) Datenschutzbeauftragter des Notars Dr. Martin Nentwig
F: +49 30 884503 153
MNentwig [at] goerg.de
dsb_notar_MNentwig [at] goerg.de

5.) Notar Silvio Sittner
5) Datenschutzbeauftragter des Notars Silvio Sittner
F: +49 30 884503 155
SSittner [at] goerg.de
dsb_notar_Ssittner [at] goerg.de

6.) Notar Dr. Thomas Winkemann
6) Datenschutzbeauftragter des Notars Dr. Thomas Winkemann
F: +49 30 884503 174
TWinkemann [at] goerg.de
dsb_notar_TWinkemann [at] goerg.de

Kantstraße 164
10623 Berlin

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Ihre Daten erhalte ich in der Regel direkt von Ihnen. Soweit ich sie nicht direkt von Ihnen erhalten habe, wurden sie mir von demjenigen, der mich beauftragt hat, zur Verfügung gestellt.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

Soweit ich nicht in der Erfüllung öffentlicher Aufgaben handele, verarbeite ich Ihre Daten zur Wahrung meiner berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO).

4. An wen gebe ich die Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten, die an der Erfüllung meiner Aufgaben mitwirken.

Ich darf Ihre Daten im Übrigen nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.
Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin oder nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO zur etwaigen Abwehr von Haftungsansprüchen zur weiteren Aufbewahrung berechtigt bin.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Telefon: +49-030-13 88 9-0, Telefax: +49-030-21 55 05 0, E-Mail: mailbox [at] datenschutz-berlin.de